Archidoc a piloté en 8 ans plus de 60 projets de consulting en archivistique et en Gestion Electronique de Documents au profit d'opérateurs publics et privés dans différents secteurs d'activité (banques, assurances, secteur des hydrocarbures, industries diverses, grande distribution, etc.), ce qui lui a permis de développer une expertise reconnue en la matière.

Nos équipes utilisent des méthodologies et des démarches qui répondent aux normes relatives au Management de la Qualité et au Records Management (notamment la norme Internationale ISO 15489).

Forts de leur expertise dans différents environnements, nos experts ont des démarches bien rodées pour l’analyse de l’existant et des besoins, le recensement et l’analyse de la valeur des types des documents / dossiers (sur supports papier et électronique), l’estimation des volumes et des flux documentaires, etc.

L’Output de l’étude est un rapport de diagnostic, intégrant des recommandations et un plan d'actions ciblées et hiérarchisées par priorité pour moderniser à court / moyen terme le système de gestion des documents et des archives (papier et GED).

 

ELABORATION DES OUTILS ARCHIVISTIQUES :

 

--> CALENDRIERS DE CONSERVATION DES DOCUMENTS :

 

Le calendrier de conservation est le référentiel essentiel du système d’archivage, du fait qu’il définit de manière rationnelle le cycle de vie des documents/dossiers depuis leur création jusque-là leur élimination ou leur conservation définitive.

Il indique pour document/dossier s'il s'agit d'un exemplaire principal ou d'un exemplaire secondaire.

L’application du calendrier de conservation permet à l'entreprise d'optimiser l'exploitation de l'espace tant dans les bureaux que dans les sites de pré archivage, et de préserver au mieux ses intérêts vis à vis des tiers.

Nos experts ont élaboré ces référentiels dans différents environnements, et ont de ce fait une expertise reconnue dans l’évaluation des documents/dossiers spécifiques (documents bancaires, assurances, dossiers techniques, plans, etc.).

 

--> PLANS DE CLASSIFICATION DES DOCUMENTS :

 

Le plan de classification des documents est une structure à la fois hiérarchique et logique permettant le regroupement homogène des documents/dossiers actifs, et la localisation aisée de l'information.

Cette structure est basée essentiellement sur les fonctions durables de l'entreprise et non sur la structure organique.

 

--> MANUEL DE PROCEDURES ARCHIVISTIQUES :

 

Le manuel des procédures définit les fiches de postes ainsi que les modes opératoires des différentes fonctions archivistiques et les enregistrements nécessaires (transferts d'archives, consultations, éliminations, mise à jours des outils archivistiques, etc.).

Il est défini en tenant compte de l'environnement de l'institution et des normes relatives au Records Management (notamment l’ISO 15489).

--> ETUDE ET REDACTION DE CAHIERS DES CHARGES GED ET WORKFLOW :

 

Lorsque le maître d’ouvrage envisage d’implémenter un système technologique pour moderniser son système d’information documentaire, ARCHIDOC assure l’élaboration de scénarii macroscopiques décrivant des solutions – cibles de GED et de workflow, susceptibles de répondre aux attentes et aux objectifs du maître d’ouvrage, pour permettre in fine le choix de la solution-cible.

Suite au choix de la solution-cible, ARCHIDOC apporte son expertise pour la rédaction du cahier des charges GED et workflow.

Du fait de leur connaissance des solutions du marché, nos consultants peuvent apporter leur expertise au maître d’ouvrage dans le cadre des procédures de dépouillement et de sélection des fournisseurs intégrateurs de solutions.

 

--> ACCOMPAGNEMENT POUR LA MISE EN PLACE DE SYSTEMES DE GESTION ELECTRONIQUE DE DOCUMENTS ET DE WORKFLOW :

 

Suite à la sélection des prestataires intégrateurs de solutions de GED et de workflow, les consultants d’ARCHIDOC apportent au maître d’ouvrage l’assistance requise pour :

• Le suivi de l’installation, les tests et recettage des solutions ;
• L’accompagnement pour la revue/mise à jour des procédures ;
• L’assistance aux utilisateurs et le cadrage des prestations techniques des intégrateurs  de la solution – cible ;
• Etc.

 

Un seul Objectif : Un output sûr, pratique et prêt à l’emploi à la fin de la formation. Pour y arriver :

1. Analyse des besoins et proposition

A partir de votre cahier des charges, de votre demande et des entretiens avec le responsable formation et  des représentants d’utilisateurs concernés et/ou à partir des données collectées dans les questionnaires personnalisés. Cette étape indispensable permet de  noter les différentes spécificités à prendre en considération (cadre réglementaire, niveau technique et de connaissances du personnel, les conditions actuels, le projet identifié et les attentes de la formation ciblée, les équipements à mobiliser, etc.).

 

2. Planification de la formation

Veiller à la mobilisation de l’ensemble des ressources concernées dans les meilleures conditions d’apprentissage, d’assimilation et de test sur des cas réels sur terrain du client. La mise en place d’un plan de marche à suivre « Ã©tape par étape Â» est nécessaire avec précision des (dates, lieux, intervenants, ressources, etc.)

 

3. Gestion de la logistique et des inscriptions

Souvent cette étape est assuré par les ressources spécialisées du client pour l’organisation de la formation, à partir du processus d’inscription (enregistrement des demandes, convocations, confirmation), à l’organisation (mise à disposition de salles équipées, matériel pédagogique, restauration, etc.).

 

4. Animation de la formation

Elle est assurée par nos consultants-formateurs spécialisés, ayant à la fois l’expertise requise pour la conduite des projets permettant la maîtrise de la « compétence métier Â» et la pratique « terrain » dans les entreprises et les administrations.

 

5. L’évaluation de l’action

Au terme de chaque action, une double évaluation est systématiquement réalisée (Formateur >> participants) et (participants >> formateur), et ce sur le plan pédagogique, connaissance métier, méthodologie pratique, communication et animation, apport et test des outputs réels prévus, outils et exercices, etc. Une copie de questionnaires individuels du bilan de l’action est ainsi remise au service de formation.

 

• La conduite de projet de « Records Management Â»
• La mise en place des systèmes modernes de gestion de la documentation « les CDI Virtuels Â»
• Vers un Intranet Documentaire : carrefour de tout besoin informationnel
• La conduite de projet « GED-Workflow Â»
• La capitalisation sur le « Know How Â» de l’entreprise vers la mise en place des systèmes modernes de « KM Â»
• La veille et l’intelligence Economique au service des Décideurs
• Le portail documentaire de l’Entreprise
• Etc.

En fonction des besoins de formation diagnostiqués chez les différentes populations concernées (secrétaires et assistantes de direction, agents administratifs, archivistes, documentalistes, etc.), des formations ciblées permettant de favoriser la conduite du changement dans les pratiques documentaires et archivistiques.