Principaux avantages aux problèmes d'espace et d'exploitation des archives

 

• Apporter une solution définitive et économique aux problèmes récurrents d’espace que les entreprises rencontrent;
• Externaliser un service support pour se focaliser sur son cÅ“ur de métier;
• Déporter les problèmes inhérents à l’exploitation des archives sur un prestataire professionnel qui a une obligation de moyens et de résultats

 

Les régles dans nos entrepôts

 

 

• Des entrepôts d’archives gardés et télé-surveillés
• Des équipements de prévention et de lutte contre l’incendie répondant aux exigences de sécurité
• Des accès contrôlés
• Un personnel formé et soumis au secret professionnel

 

Description des services offerts

 

 

 

 

• Enlèvements et inventaires informatisés des archives dans des délais adaptés aux besoins des clients
• Traitement des recherches et livraisons effectuées aux clients dans les 24 heures (service spécial dans les 4 heures)
• Destruction périodique des archives (à la demande du client)

 

QUELQUES REFERENCES

 

• Banques : UIB, ALUBAF, BTL, BTS, BTKD
• Assurances : GAT, Carte, COTUNACE
• Divers Finance : Tunisie Leasing, Tunisie Valeurs, CGF, STB Capitalis
• Mais aussi : AMC Ernst and Young, OECT, Pfizer, Carrefour, DUFRY, Intelcom, British Gas, etc

 

 

LES PRINCIPAUX COÛTS LIES A LA CONSERVATION DES ARCHIVES :

• Valeur locative des entrepôts et des espaces de travail utilisés
• Gardiennage et télésurveillance
• Assurances
• Amortissement des équipements (rayonnages, matériels de prévention et de lutte contre l’incendie, matériel roulant, etc)
• Frais d’entretien des locaux et des équipements

 

LES PRINCIPALES CHARGES D'EXPLOITATION :

• Rénumérations du personnel chargéde l'exploitation
• Frais divers de gestion (tel/fax, photocopies, transport d’archives et déplacements du personnel, etc)

 

Demandez un devis

commercial@archidoc-tn.com

--> INVENTAIRES INFORMATISES ET ASSAINISSEMENT DES ARCHIVES :

 

Nos équipes prennent en charge l'inventaire des archives, qui permet d’avoir une photographie précise des documents conservés (type de documents/dossiers, unité organique, date, etc.) ainsi que leur localisation géographique.

Par la suite, à partir d'une bonne connaissance de la réglementation et d’une analyse pertinente de la valeur des archives, nous procédons à l'assainissement des fonds d'archives pour optimiser les espaces d'archivage.

ARCHIDOC a développé des bases de données archivistiques, qui vont notamment faciliter les recherches et permettre de déterminer aisément des paramètres nécessaires pour définir la politique de conservation et d’exploitation des archives à court/moyen terme (interne à l’entreprise ou partiellement externalisée).

 

--> INFORMATISATION DES FONCTIONS ARCHIVISTIQUES :

 

 La conception et le développement d'une base de données évoluée dédiée à la gestion des archives (dans un environnement ACCESS, ORACLE ou autres) permet d'automatiser la gestion des principales tâches du service des archives :

• Gestion des entrées-sorties des documents et archives, aux centres d'archives.
• Enregistrement et suivi des communications et prêts.
• Gestion des localisations et des index croisés, permettant une optimisation des délais d'accès aux documents et archives.
• Gestion des emplacements libres, offrant ainsi une optimisation de la gestion des espaces dédiés à la conservation des archives.
• Gestion du plan de classification des documents;
• Gestion du cycle de vie des documents et archives (calendrier de conservation automatisé).
• Gestion des bordereaux de transferts des archives aux centres de pré archivage et des bordereaux d'élimination
• Etc.

 

--> ASSISTANCE AU DEMENAGEMENT D’ARCHIVES :

ARCHIDOC a des méthodologies bien rôdées qui lui permettent de mener à bonne fin des opérations de déménagement d’archives de ses clients, et a la capacité de mobiliser toute la logistique et les ressources nécessaires pour offrir à sa clientèle un service clés en main.

 

--> ASSISTANCE POUR LA CONCEPTION DE BATIMENTS D’ARCHIVES :

En liaison avec les ingénieurs spécialisés et les architectes, nos experts participent à la conception de bâtiments d’archives, en veillant à ce qu’ils soient bien dimensionnés par rapport aux volumes et aux flux d’archives gérés, et à ce que les standards et les exigences normatives soient bien respectées (résistance des planchers, sécurité incendie, issues de secours, hygrométrie, etc.).

 

>> Nos Partenaires pour la numérisation

 

 

>> Pour le Service et l'expertise

 

Scan Eco, filiale d’ARCHIVECO :

• 4 ateliers de numérisation en France offrant :
• Hébergement des documents numériques
• Consultation des documents en ligne avec une adresse Url
• Conservation par ARCHIVECO des documents numérisés.

 

>> Nos Services

• Prise en charge/préparation des fonds documentaires à numériser
• Traitement des documents : Numérisation, vidéocodage, indexation (manuelle et Automatique avec RAD, LAD, OCR), enregistrement des index en Base de Données, export sur support optique, etc.
• Hébergement des documents numériques sur des serveurs sécurisés dédiés+ miroring
• Mise en ligne à la disposition de nos clients des documents numérisés, accessibles pour toute consultation autorisée, sur adresse Url
• Conservation des documents numérisés

 

>> Notre Démarche

• Étude de l’organisation du client, des volumes et des flux des documents/dossiers pris en charge, du mode de traitement, de la fréquence de consultation et de mise à jour, des critères de recherche, etc
• Mise en place d’un site-pilote tenant compte de l’organisation en place et des besoins exprimés
• Déploiement conformément au périmètre défini avec possibilité d’externaliser l’archivage physique des documents/dossiers dans nos entrepôts