--> ETUDE ET REDACTION DE CAHIERS DES CHARGES GED ET WORKFLOW :

 

Lorsque le maître d’ouvrage envisage d’implémenter un système technologique pour moderniser son système d’information documentaire, ARCHIDOC assure l’élaboration de scénarii macroscopiques décrivant des solutions – cibles de GED et de workflow, susceptibles de répondre aux attentes et aux objectifs du maître d’ouvrage, pour permettre in fine le choix de la solution-cible.

Suite au choix de la solution-cible, ARCHIDOC apporte son expertise pour la rédaction du cahier des charges GED et workflow.

Du fait de leur connaissance des solutions du marché, nos consultants peuvent apporter leur expertise au maître d’ouvrage dans le cadre des procédures de dépouillement et de sélection des fournisseurs intégrateurs de solutions.

 

--> ACCOMPAGNEMENT POUR LA MISE EN PLACE DE SYSTEMES DE GESTION ELECTRONIQUE DE DOCUMENTS ET DE WORKFLOW :

 

Suite à la sélection des prestataires intégrateurs de solutions de GED et de workflow, les consultants d’ARCHIDOC apportent au maître d’ouvrage l’assistance requise pour :

• Le suivi de l’installation, les tests et recettage des solutions ;
• L’accompagnement pour la revue/mise à jour des procédures ;
• L’assistance aux utilisateurs et le cadrage des prestations techniques des intégrateurs  de la solution – cible ;
• Etc.

ARCHIDOC est l’acteur de référence en Tunisie sur le marché des services et d’Intégration de solutions de type GED – Workflow. Pour répondre aux besoins et à la confiance de ses clients, ARCHIDOC a privilégié le partenariat avec des éditeurs de renommés Internationales dans le domaine de la GED, du Workflow et de numérisation de documents, qui lui permettent de disposer d’une offre de solutions performantes, couvrant la quasi-totalité des besoins :

Ultimus (www.ultimus.com) : l’éditeur de la solution Ultimus, avec un moteur de Workflow puissant répondant aux besoins des entreprises les plus exigeantes et prestigieuses dans le monde pour la modélisation de leurs process de travail.

IBM Software Group pour les solutions de Content Management (www.ibm.com) : avec les produits-phare Content Manager et Content Manager On Demand.

KOFAX (www.dicomfrance.com) : avec la suite de numérisation Ascent Capture, qui est la solution la plus vendue au monde dans le domaine, pour les travaux de numérisation et de lecture automatique de documents.

Sakhr Software (www.sakhr.com) : l’éditeur du logiciel ARABDOX, capable de traiter la langue arabe en mode natif dans le domaine de la GED.

• La conduite de projet de « Records Management Â»
• La mise en place des systèmes modernes de gestion de la documentation « les CDI Virtuels Â»
• Vers un Intranet Documentaire : carrefour de tout besoin informationnel
• La conduite de projet « GED-Workflow Â»
• La capitalisation sur le « Know How Â» de l’entreprise vers la mise en place des systèmes modernes de « KM Â»
• La veille et l’intelligence Economique au service des Décideurs
• Le portail documentaire de l’Entreprise
• Etc.

 

Un seul Objectif : Un output sûr, pratique et prêt à l’emploi à la fin de la formation. Pour y arriver :

1. Analyse des besoins et proposition

A partir de votre cahier des charges, de votre demande et des entretiens avec le responsable formation et  des représentants d’utilisateurs concernés et/ou à partir des données collectées dans les questionnaires personnalisés. Cette étape indispensable permet de  noter les différentes spécificités à prendre en considération (cadre réglementaire, niveau technique et de connaissances du personnel, les conditions actuels, le projet identifié et les attentes de la formation ciblée, les équipements à mobiliser, etc.).

 

2. Planification de la formation

Veiller à la mobilisation de l’ensemble des ressources concernées dans les meilleures conditions d’apprentissage, d’assimilation et de test sur des cas réels sur terrain du client. La mise en place d’un plan de marche à suivre « Ã©tape par étape Â» est nécessaire avec précision des (dates, lieux, intervenants, ressources, etc.)

 

3. Gestion de la logistique et des inscriptions

Souvent cette étape est assuré par les ressources spécialisées du client pour l’organisation de la formation, à partir du processus d’inscription (enregistrement des demandes, convocations, confirmation), à l’organisation (mise à disposition de salles équipées, matériel pédagogique, restauration, etc.).

 

4. Animation de la formation

Elle est assurée par nos consultants-formateurs spécialisés, ayant à la fois l’expertise requise pour la conduite des projets permettant la maîtrise de la « compétence métier Â» et la pratique « terrain » dans les entreprises et les administrations.

 

5. L’évaluation de l’action

Au terme de chaque action, une double évaluation est systématiquement réalisée (Formateur >> participants) et (participants >> formateur), et ce sur le plan pédagogique, connaissance métier, méthodologie pratique, communication et animation, apport et test des outputs réels prévus, outils et exercices, etc. Une copie de questionnaires individuels du bilan de l’action est ainsi remise au service de formation.

 

Face à un environnement complexe et incertain, l'entreprise qui veut rester compétitive doit mobiliser son intelligence collective et manager les connaissances contenues en son sein. Cela suppose des dispositifs répartis sur l'ensemble des acteurs, qui posent à l'entreprise des défis culturels, organisationnels et stratégiques. Le concept de connaissance organisationnelle et de « Knowledge Management Â» présente aux entreprises de nos jours la solution à leurs besoins de capitalisation sur l’expertise à partager de l’entreprise et celle de son personnel.

 

Le "développement et la mobilisation des compétences" et "l'animation des réseaux internes" par le biais de communauté de pratique figurent un vecteur de formation indéniable. Le "développement d'une culture de partage" et "l'acquisition accélérée de nouvelles compétences" progressent dans le classement des bénéfices attendus du KM.

 

 

Qu'est-ce qu'un workflow?

 

Un Workflow est un flux d'informations au sein d'une organisation, comme par exemple la transmission automatique de documents entre des personnes.

On appelle « workflow Â» (traduisez littéralement « flux de travail Â») la modélisation et la gestion informatique de l'ensemble des tâches à accomplir et des différents acteurs impliqués dans la réalisation d'un processus métier (aussi appelé processus opérationnel ou bien procédure d'entreprise). Le terme de « workflow Â» pourrait donc être traduit en français par « gestion électronique des processus métier Â». De façon plus pratique, le workflow décrit le circuit de validation, les tâches à accomplir entre les différents acteurs d'un processus, les délais, les modes de validation, et fournit à chacun des acteurs les informations nécessaires pour la réalisation de sa tâche. Pour un processus de publication en ligne par exemple, il s'agit de la modélisation des tâches de l'ensemble de la chaîne éditoriale. Il permet généralement un suivi et identifie les acteurs en précisant leur rôle et la manière de le remplir au mieux.

Qu’est-ce que la GED ou GEIDE ?

 

La Gestion électronique des documents, abrégé GED, ou Gestion Electronique d'Informations et de Documents pour l'Entreprise, abrégé GEIDE est un système informatisé de gestion, classement, stockage, archivage, recherche de documents. Exemple d’utilisation : la numérisation de masse de documents papiers.

Autrement dit, une solution de GED proposera de gérer les cycles de vie (version 1, version 2...) des documents et des circuits de diffusion automatiques paramétrables (pour information, pour validation, pour révision...) entre différents acteurs. De manière plus générique on pourrait alors dire que c’est un système de gestion informatisé du cycle de vie d’un document électronique (texte, son, image, vidéo, etc) depuis sa création jusqu’à sa destruction, en vue de faciliter et d’optimiser l’accès à l’information qu’il contient et à celle qui le concerne (méta-données).

La réussite  d’un projet d’introduction d’une solution GED-Workflow, de Content Management est fortement liée à la réussite d’adaptation et de l’organisation adéquate à mettre en place en présence de telles technologies, selon la meilleure conception et architecture.

 

En effet, L'expertise de l'équipe de professionnels d'ARCHIDOC et de son partenaire SERDA est déterminante pour la réussite de vos projets d'introduction des nouvelles technologies de type GED-WORKFLOW, car elle est le résultat de méthodologies bien rodées conformes à une démarche d'assurance-qualité :

• Etude de l'existant et analyse des besoins fonctionnels.
• Conception de scénarios et choix de la solution cible.
• Description de la solution retenue et rédaction des cahiers des charges.
• Assistance aux choix de la solution.
• Assistance à la mise en place du nouveau système : recettes et tests).
• Formation et pilotage du changement.