La GED comme le Workflow et le traitement automatique des documents sont générateurs d’économies qui se mesurent par des retours sur investissements rapides. Dans les capacités qu’elles apportent, il y’a à la fois réactivité, sélectivité et sécurité. Elles offrent la possibilité d’accéder de façon sélective à l’ensemble des documents, informations, au travers de réseaux locaux ou via Internet/Intranet, ce qui assure une communication instantanée ou permet de décentraliser une partie des traitements ou l’exploitation des informations, et en même temps, elles permettent de verrouiller l’accès aux données sensibles.

 

Par ailleurs, l’automatisation des process permet d’accroître le niveau de réactivité des décideurs et d’apporter par conséquent, une valeur ajoutée certaine au développement de l’entreprise. Pour bénéficier de l’apport des ces nouvelles technologies documentaires et profiter de la maîtrise des flux, de l’information et des documents, Archidoc est votre meilleur partenaire pour vous accompagner dans vos projets technologiques, selon des méthodologies appropriées et prouvées de l’étude des besoins, à l’intégration des solutions GED- Worflow- Knowledge Management et assistance au pilotage du changement.

La réussite  d’un projet d’introduction d’une solution GED-Workflow, de Content Management est fortement liée à la réussite d’adaptation et de l’organisation adéquate à mettre en place en présence de telles technologies, selon la meilleure conception et architecture.

 

En effet, L'expertise de l'équipe de professionnels d'ARCHIDOC et de son partenaire SERDA est déterminante pour la réussite de vos projets d'introduction des nouvelles technologies de type GED-WORKFLOW, car elle est le résultat de méthodologies bien rodées conformes à une démarche d'assurance-qualité :

• Etude de l'existant et analyse des besoins fonctionnels.
• Conception de scénarios et choix de la solution cible.
• Description de la solution retenue et rédaction des cahiers des charges.
• Assistance aux choix de la solution.
• Assistance à la mise en place du nouveau système : recettes et tests).
• Formation et pilotage du changement.

ARCHIDOC est l’acteur de référence en Tunisie sur le marché des services et d’Intégration de solutions de type GED – Workflow. Pour répondre aux besoins et à la confiance de ses clients, ARCHIDOC a privilégié le partenariat avec des éditeurs de renommés Internationales dans le domaine de la GED, du Workflow et de numérisation de documents, qui lui permettent de disposer d’une offre de solutions performantes, couvrant la quasi-totalité des besoins :

Sakhr Software (www.sakhr.com) : l’éditeur du logiciel ARABDOX, capable de traiter la langue arabe en mode natif dans le domaine de la GED.

IBM Software Group pour les solutions de Content Management (www.ibm.com) : avec les produits-phare Content Manager et Content Manager On Demand.

KOFAX (www.dicomfrance.com) : avec la suite de numérisation Ascent Capture, qui est la solution la plus vendue au monde dans le domaine, pour les travaux de numérisation et de lecture automatique de documents.

Ultimus (www.ultimus.com) : l’éditeur de la solution Ultimus, avec un moteur de Workflow puissant répondant aux besoins des entreprises les plus exigeantes et prestigieuses dans le monde pour la modélisation de leurs process de travail.

Tunisie Leasing Conception puis intégration de la solution de GED/ workflow Taurus + / Ultimus (pour la gestion du crédit, le recouvrement, etc.) – Solution opérationnelle depuis plus de 5 ans

Consortium Tuniso Kowetien de Développement Etude puis intégration de Arabdox - Ultimus (pour la gestion du courrier et des dossiers d’achats) – Solution opérationnelle depuis plus d’1 an

Ministère de la Défense National Conception et mise en place de la solution Arabdox (depuis début 2001) pour la gestion du courrier (bureau d’ordre) et des dossiers du cabinet du Ministre de la Défense Nationale.

Qu’est-ce que la GED ou GEIDE ?

 

La Gestion électronique des documents, abrégé GED, ou Gestion Electronique d'Informations et de Documents pour l'Entreprise, abrégé GEIDE est un système informatisé de gestion, classement, stockage, archivage, recherche de documents. Exemple d’utilisation : la numérisation de masse de documents papiers.

Autrement dit, une solution de GED proposera de gérer les cycles de vie (version 1, version 2...) des documents et des circuits de diffusion automatiques paramétrables (pour information, pour validation, pour révision...) entre différents acteurs. De manière plus générique on pourrait alors dire que c’est un système de gestion informatisé du cycle de vie d’un document électronique (texte, son, image, vidéo, etc) depuis sa création jusqu’à sa destruction, en vue de faciliter et d’optimiser l’accès à l’information qu’il contient et à celle qui le concerne (méta-données).

Qu'est-ce qu'un workflow?

 

Un Workflow est un flux d'informations au sein d'une organisation, comme par exemple la transmission automatique de documents entre des personnes.

On appelle « workflow Â» (traduisez littéralement « flux de travail Â») la modélisation et la gestion informatique de l'ensemble des tâches à accomplir et des différents acteurs impliqués dans la réalisation d'un processus métier (aussi appelé processus opérationnel ou bien procédure d'entreprise). Le terme de « workflow Â» pourrait donc être traduit en français par « gestion électronique des processus métier Â». De façon plus pratique, le workflow décrit le circuit de validation, les tâches à accomplir entre les différents acteurs d'un processus, les délais, les modes de validation, et fournit à chacun des acteurs les informations nécessaires pour la réalisation de sa tâche. Pour un processus de publication en ligne par exemple, il s'agit de la modélisation des tâches de l'ensemble de la chaîne éditoriale. Il permet généralement un suivi et identifie les acteurs en précisant leur rôle et la manière de le remplir au mieux.

Face à un environnement complexe et incertain, l'entreprise qui veut rester compétitive doit mobiliser son intelligence collective et manager les connaissances contenues en son sein. Cela suppose des dispositifs répartis sur l'ensemble des acteurs, qui posent à l'entreprise des défis culturels, organisationnels et stratégiques. Le concept de connaissance organisationnelle et de « Knowledge Management Â» présente aux entreprises de nos jours la solution à leurs besoins de capitalisation sur l’expertise à partager de l’entreprise et celle de son personnel.

 

Le "développement et la mobilisation des compétences" et "l'animation des réseaux internes" par le biais de communauté de pratique figurent un vecteur de formation indéniable. Le "développement d'une culture de partage" et "l'acquisition accélérée de nouvelles compétences" progressent dans le classement des bénéfices attendus du KM.