Archidoc a piloté en 8 ans plus de 60 projets de consulting en archivistique et en Gestion Electronique de Documents au profit d'opérateurs publics et privés dans différents secteurs d'activité (banques, assurances, secteur des hydrocarbures, industries diverses, grande distribution, etc.), ce qui lui a permis de développer une expertise reconnue en la matière.

Nos équipes utilisent des méthodologies et des démarches qui répondent aux normes relatives au Management de la Qualité et au Records Management (notamment la norme Internationale ISO 15489).

Forts de leur expertise dans différents environnements, nos experts ont des démarches bien rodées pour l’analyse de l’existant et des besoins, le recensement et l’analyse de la valeur des types des documents / dossiers (sur supports papier et électronique), l’estimation des volumes et des flux documentaires, etc.

L’Output de l’étude est un rapport de diagnostic, intégrant des recommandations et un plan d'actions ciblées et hiérarchisées par priorité pour moderniser à court / moyen terme le système de gestion des documents et des archives (papier et GED).

 

ELABORATION DES OUTILS ARCHIVISTIQUES :

 

--> CALENDRIERS DE CONSERVATION DES DOCUMENTS :

 

Le calendrier de conservation est le référentiel essentiel du système d’archivage, du fait qu’il définit de manière rationnelle le cycle de vie des documents/dossiers depuis leur création jusque-là leur élimination ou leur conservation définitive.

Il indique pour document/dossier s'il s'agit d'un exemplaire principal ou d'un exemplaire secondaire.

L’application du calendrier de conservation permet à l'entreprise d'optimiser l'exploitation de l'espace tant dans les bureaux que dans les sites de pré archivage, et de préserver au mieux ses intérêts vis à vis des tiers.

Nos experts ont élaboré ces référentiels dans différents environnements, et ont de ce fait une expertise reconnue dans l’évaluation des documents/dossiers spécifiques (documents bancaires, assurances, dossiers techniques, plans, etc.).

 

--> PLANS DE CLASSIFICATION DES DOCUMENTS :

 

Le plan de classification des documents est une structure à la fois hiérarchique et logique permettant le regroupement homogène des documents/dossiers actifs, et la localisation aisée de l'information.

Cette structure est basée essentiellement sur les fonctions durables de l'entreprise et non sur la structure organique.

 

--> MANUEL DE PROCEDURES ARCHIVISTIQUES :

 

Le manuel des procédures définit les fiches de postes ainsi que les modes opératoires des différentes fonctions archivistiques et les enregistrements nécessaires (transferts d'archives, consultations, éliminations, mise à jours des outils archivistiques, etc.).

Il est défini en tenant compte de l'environnement de l'institution et des normes relatives au Records Management (notamment l’ISO 15489).

--> ETUDE ET REDACTION DE CAHIERS DES CHARGES GED ET WORKFLOW :

 

Lorsque le maître d’ouvrage envisage d’implémenter un système technologique pour moderniser son système d’information documentaire, ARCHIDOC assure l’élaboration de scénarii macroscopiques décrivant des solutions – cibles de GED et de workflow, susceptibles de répondre aux attentes et aux objectifs du maître d’ouvrage, pour permettre in fine le choix de la solution-cible.

Suite au choix de la solution-cible, ARCHIDOC apporte son expertise pour la rédaction du cahier des charges GED et workflow.

Du fait de leur connaissance des solutions du marché, nos consultants peuvent apporter leur expertise au maître d’ouvrage dans le cadre des procédures de dépouillement et de sélection des fournisseurs intégrateurs de solutions.

 

--> ACCOMPAGNEMENT POUR LA MISE EN PLACE DE SYSTEMES DE GESTION ELECTRONIQUE DE DOCUMENTS ET DE WORKFLOW :

 

Suite à la sélection des prestataires intégrateurs de solutions de GED et de workflow, les consultants d’ARCHIDOC apportent au maître d’ouvrage l’assistance requise pour :

• Le suivi de l’installation, les tests et recettage des solutions ;
• L’accompagnement pour la revue/mise à jour des procédures ;
• L’assistance aux utilisateurs et le cadrage des prestations techniques des intégrateurs  de la solution – cible ;
• Etc.

--> INVENTAIRES INFORMATISES ET ASSAINISSEMENT DES ARCHIVES :

 

Nos équipes prennent en charge l'inventaire des archives, qui permet d’avoir une photographie précise des documents conservés (type de documents/dossiers, unité organique, date, etc.) ainsi que leur localisation géographique.

Par la suite, à partir d'une bonne connaissance de la réglementation et d’une analyse pertinente de la valeur des archives, nous procédons à l'assainissement des fonds d'archives pour optimiser les espaces d'archivage.

ARCHIDOC a développé des bases de données archivistiques, qui vont notamment faciliter les recherches et permettre de déterminer aisément des paramètres nécessaires pour définir la politique de conservation et d’exploitation des archives à court/moyen terme (interne à l’entreprise ou partiellement externalisée).

 

--> INFORMATISATION DES FONCTIONS ARCHIVISTIQUES :

 

 La conception et le développement d'une base de données évoluée dédiée à la gestion des archives (dans un environnement ACCESS, ORACLE ou autres) permet d'automatiser la gestion des principales tâches du service des archives :

• Gestion des entrées-sorties des documents et archives, aux centres d'archives.
• Enregistrement et suivi des communications et prêts.
• Gestion des localisations et des index croisés, permettant une optimisation des délais d'accès aux documents et archives.
• Gestion des emplacements libres, offrant ainsi une optimisation de la gestion des espaces dédiés à la conservation des archives.
• Gestion du plan de classification des documents;
• Gestion du cycle de vie des documents et archives (calendrier de conservation automatisé).
• Gestion des bordereaux de transferts des archives aux centres de pré archivage et des bordereaux d'élimination
• Etc.

 

--> ASSISTANCE AU DEMENAGEMENT D’ARCHIVES :

ARCHIDOC a des méthodologies bien rôdées qui lui permettent de mener à bonne fin des opérations de déménagement d’archives de ses clients, et a la capacité de mobiliser toute la logistique et les ressources nécessaires pour offrir à sa clientèle un service clés en main.

 

--> ASSISTANCE POUR LA CONCEPTION DE BATIMENTS D’ARCHIVES :

En liaison avec les ingénieurs spécialisés et les architectes, nos experts participent à la conception de bâtiments d’archives, en veillant à ce qu’ils soient bien dimensionnés par rapport aux volumes et aux flux d’archives gérés, et à ce que les standards et les exigences normatives soient bien respectées (résistance des planchers, sécurité incendie, issues de secours, hygrométrie, etc.).

En fonction des besoins de formation diagnostiqués chez les différentes populations concernées (secrétaires et assistantes de direction, agents administratifs, archivistes, documentalistes, etc.), des formations ciblées permettant de favoriser la conduite du changement dans les pratiques documentaires et archivistiques.